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みんなどうしてる?雨天時の中止連絡と対策

体験を作るにあたり、休憩はどこで取ろうか、お手洗いはどうしようか、満足するポイントはどこかなどなど…ホストが考えるべきことはたくさんありますよね。

その中で「雨の時はどうしよう」というのは、一番の悩みどころではないでしょうか。今回は、悩める雨天時の対応についてお話していきたいと思います。

中止の判断はいつ、どこで?

せっかく予約をしてくれたゲスト。できればキャンセルせずに続行したい。そんな想いからキャンセルの判断ができず悩んでいる方もいるのではないでしょうか?

当日判断に迷ってしまうより、事前にゲストに雨天時の対応を提示することで、ホストもゲストも安心して当日を迎えられる関係性をつくりましょう。

ベテランホストはこう対応している!前日の天気予報で降水確率70%以上の場合は中止にする。その旨をゲストにも予約時に伝えている。

・天気予報で当日の天気がよくないとわかった時点で大事をとって中止にしている。

・天気があやしい時は、事前に「当日雨だったら朝◯時までに中止の連絡をする」と伝える。

「キャンセルを決めるのは/前日の何時まで/当日の何時まで/2日前の何時まで/前日の降水確率が何%だったら」など、自分の中でひとつの指標を決めておくと判断にも迷いませんね!

自然体験など、参加人数が多いと個別でのやりとりは大変ですので、グループメッセージを有効に活用して、余裕を持った連絡を心がけましょう。

雨天時に使えるテンプレート

雨天時に活用できるテンプレートをご用意したので、ぜひ有効にご活用くださいね!

事前の注意用

◯月◯日参加のみなさんへ

残念ながら開催日の天気予報が雨(雪)となってしまい、中止になる恐れがあります。
その際は〇日の◯時までに判断をして、グループメッセージにてご連絡します。

<雨天時の対応について:TABICA HPより>
(https://tabica.jp/entry/feature/rainout/)

中止の際は、ホスト側がキャンセル処理をすることで、
キャンセル料金はかかりませんのでご安心下さい。

中止になった時用

◯月◯日参加のみなさんへ

この度は残念ながら中止となってしまいましたが、
下記日程でも開催予定なので、ご都合がよろしければぜひご参加下さいね!

ー今後の開催日程ー
◯月◯日 ◯時~、 ◯月◯日 ◯時~

グループメッセージだけじゃ不安…

グループメッセージでの案内ではちゃんと全員に伝わるか不安、という方はそれよりも前にご案内しましょう。

どこに書いたら良い?その①体験ページ(体験できることや、よくある質問等)に、あらかじめ雨天は中止の旨を記載しておく

その②予約受付時のメッセージ説明文に書いておく

もし雨の日用に体験内容を変更できる場合は、「雨天時は体験内容を変更してご案内します」などと、体験紹介ページに記載しておきましょう!

困った時は直接電話!
TABICAでは2019年5月以降、ゲストの予約時の電話番号登録を必須としています。

【開催日管理→予約一覧】から予約者全員の電話番号が分かるので、ゲストがTABICAに慣れていなかったり普段のメッセージの返信が遅かったりする場合は、電話をかけましょう!

おわりに

少しでも不安は解消されましたか?

一番は体験当日に雨が降らないことですが、事前の対策は自身の心の余裕にも繋がるのでオススメですよ!