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【ワークショップ編】体験当日の動き方

基本の流れ

ここでは、ワークショップを開催する際の基本的の流れをご紹介していきます。企画内容によって、ここに記載されていることをベースに臨機応変に対応していただければと思います。

 

■体験前

①準備にゆとりを持ち、いつでもゲストを迎える体制でいましょう

15分前くらいには準備を終えて、いつでもゲストを受け入れられる体制でいましょう。

外で待ち合わせをしている場合は、集合ポイントに余裕を持って到着してください。ゲストとスムーズに合流するためにも、基本的にはゲストよりも先に到着を心掛けましょう。

 

②参加者の出欠確認をする


当日参加者が全員集まっているかを確認してください。

過去には、出欠確認の漏れにより、参加者全員が揃わないままスタートしてしまったという事象も発生してます。必ず、一人一人確認してから出発しましょう。

当日の参加者は、マイページの日程管理>予約一覧で確認できます。もし、到着していないゲストがいる場合には、一度電話かメッセージをいれて状況確認をしてみてください。

これまでの実例ではこんなのがあります。
・駅集合で、違う改札口にいた
・駅名は会っているが、路線が違い、出口が離れていた
・近くにいたが、互いに初対面のため気づかなかった
など

初めての場所、初めてお会いする状況だからこそ起こりうることがありますので、出欠確認は確実に行なっていきましょう。

〈当日に飛び入り参加者がいた場合〉
稀に、TABICAの体験ページを通さずに、そのまま現地に来てしまう方もいらっしゃいます。そういった場合は、受け入れの判断はホスト側に一任しています。

参加費についてですが、もちろん未払いですので、下記対応をお願い致します。

1、ゲストの情報を控える
・ゲストの名前
・電話番号
・メールアドレス
・追加人数

2、TABICA運営事務局に連絡する
現地での金銭のやりとりはせず、まずはTABICA運営事務局にご連絡をお願いします。ゲスト情報をお伝えいただき、運営側で決済処理をさせていただきます。

【連絡先はこちら】
https://tabica.jp/entry/fixed/inquiry/

 

〈万一、ゲストが遅れた場合〉
もし遅れてくるゲストを待つ場合は、すでに到着しているゲストに対して、その旨を必ず伝えてください。何も知らせずに待たせてしまうのはNGです。

また、待つ場合は10分を目処に体験をスタートしてください。あまりにスタートが遅れてしまうと終了時刻も大幅にずれ込んでしまいます。

体験後に予定を入れている方は意外と多く、過去の実例では体験の途中で泣く泣く帰ってしまうなんてこともありました。せっかく時間通りに来ている方には、とても残念な事態になってしまいますのでご注意ください。

 

■体験スタート時

③ゲストへご挨拶と概要説明


体験の開始時刻になったら、まずは簡単に自己紹介をしましょう。ここでゲストも合わせて自己紹介タイムを取る良いですね。

そのあと、体験についてざっくりアナウンスをしましょう。
・当日の行程
・体験に関する注意事項
など

事前に伝えておくと、スムーズに進行ができます。「わからないことがあれば、気軽に質問してくださいね」と、こちらから声掛けをしておくと、ゲストも安心して参加できるので、心掛けてみてください。

 

■体験中

④ゲストとのコミュニケーションをとる

体験中は、なるべくゲストとの会話を交流を持つようにしましょう。どうしても最初はなかなか会話がしづらかったりもします。

無理に話す必要はないですが、雑談レベルで構いませんのでなるべくホスト側から話しかけてあげてください。

 

⑤時間配分、時間管理を意識しましょう。


原則、事前に体験ページに記載されている開始時刻と終了時刻は守って下さい。前述にもありますが、体験後に予定を入れているゲストも少なくはないため、基本的には時間通りの進行を心掛けてください。

万一に終了時刻を過ぎてしまう、またはその可能性がある際は、わかった段階でゲストへその旨を伝えておくようにしましょう。

 

■体験終了時

⑥締めの挨拶をする


前述にもあるように、事前にゲストへ伝えている時刻に体験を締めましょう。一旦、今回の体験はここまでであることをアナウンスし、参加してくれたことのお礼と簡単に締めの挨拶をしてください。

締めの挨拶がないとダラっとしてしまい、ゲストはいつ帰っていいのかわからなくなってしまいます。必ずホスト側の方で一度体験は締めてあげるようお願いします。

■体験が終わったら

⑦懇親会をしましょう


体験を通じてせっかく出会ったわけですから、ここでしっかりと繋がりを築きましょう。もちろん強制ではなく、「もしよかったら、皆さんでお茶しませんか?」とお誘いしてみてください。

あくまでも、これはTABICAの体験外としてください。会計も割り勘です。

以前、ゲストが懇親会を体験の一部と勘違いし、飲食費が発生したことにより揉めてしまう事象がありました。これを防止するためにも、前述の体験を一度締めることが重要になってきますので、ご注意ください。

 

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